驯服电子邮件野兽

这个故事发表在2010年3月的“企业家”杂志上。订阅»在您公司的核心,破坏者潜伏着。他们伪装成生产力工具,颠覆了员工最宝贵的资源:关注。不间断的电子邮件警报,即时消息,嗡嗡的黑莓手机和手机正在摧毁工作场所集中。根据IT研究和咨询公司Basex的说法,平均信息工作者 – 基本上是桌面上的任何人 – 每天都会损失2.1小时的生产力,从而导致中断和分心。当时就是金钱。例如,计算机芯片巨头英特尔估计,电子邮件过载可能会使大公司每年损失高达10亿美元的员工生产力。入侵是不变的:每天典型的办公室员工都会检查e根据开发时间管理软件的公司RescueTime的说法,邮件发送50次并使用即时消息77次。这种中断不仅会使工人偏离工作岗位,还会削弱他们的注意力,增加压力和烦恼,降低工作满意度和创造力。一些公司的中断流行病正在达到危机点,并没有显示出放缓的迹象。根据电子政策研究所的数据,电子邮件数量正以每年66%的速度增长。更多人在发短信。更多人正在使用Facebook或Twitter进行工作。“它比以往任何时候都糟糕,” NRG西雅图的老板米歇尔·鲁普(Michelle Rupp)说,他是一名12名员工的保险经纪公司,他们被大量的消息传递所震惊。 “保持专注是如此困难。 Everythi向你发出叮当声,砰砰声和推文,你不会想。“是的,可以减少中断攻​​击。但是商界领袖必须在一个领域中进行攻势,大多数人都没有注意到:中断管理。多任务处理的神话人类的大脑有两种注意力:非自愿和自愿。旨在监视生存威胁的非自愿注意力是由外部刺激引发的 – 这是什么夺走了你。工作日的铃声,叮当声和嗡嗡声将工作变成了一场电子游戏“Whac-a-Mole”,它自动嘎嘎作响。自愿注意力是集中精力完成所选任务的能力。由于工作人员的注意力被中断所打扰,大脑中发生了一些阴险:中断侵蚀了区域称为努力控制,并具有调节注意力的能力。换句话说,你检查的消息越多,你就越需要检查它们 – 这是黑莓或iPhone用户所熟悉的一种习惯。“技术是一种上瘾,”罗格斯大学(Rutgers University)管理学教授盖尔波特(Gayle Porter)曾研究过电子强制。 “如果有人无法关闭他们的BlackBerry,则会出现问题。”爬出收件箱电子邮件会像兔子一样倍增,每条新邮件都会产生越来越多的回复。想减少干扰?发送较少的电子邮件。以下是一些有用的规则..关闭所有宣布新邮件的视觉和声音警报..在指定时间每天检查两到四次电子邮件,绝不会超过每45分钟…不要让电子邮件il是默认的通信设备。通过电话或面对面交流可以节省时间并建立关系。立即回应紧急问题。仅仅因为消息可以立即发送并不意味着您必须立即回复。严格限制使用回复全部功能..放置“无需回复”在你可以的主题行。没有明确的信号,没有人知道电子对话何时结束。抵制你的回复反应。不要发送说“得到它”的电子邮件。或“谢谢。”使用自动外出消息来开辟有针对性的工作时间,例如:“我正处于项目的最后期限,并将在下午4点后重新上线”多重任务的崇拜会让我们相信强迫性的信息 – 检查是行为一个永远在线,高生产率的工人。但事实并非如此。这是一个分心的员工的标志,他误导了他一次可以做多项任务。科学不同意。人们可能同时咀嚼口香糖并走路,但他们不能同时做两个或两个以上的思考任务。销售人员正试图在与客户通电话时阅读新的电子邮件。这些都是必须通过相同认知渠道的语言任务。试图做到这两点迫使他的大脑在任务之间来回切换,这导致“转换成本”,迫使他放慢脚步。密歇根大学的研究人员发现,当受试者试图同时做两件或两件以上的事情时,生产率下降了40%。切换确定了其他成本太 – 错误和倦怠。该研究的作者之一David Meyer直截了当地断言,质量工作和多任务是不相容的。明尼苏达大学的布莱恩·贝利和约瑟夫·康斯坦发现袖子牵引周边任务引发的错误数量增加了两倍,并增加了任何地方的烦恼程度。介于31%和106%之间。他们中断的测试工作者也花了3%到27%的时间来完成阅读,计数或数学问题。事实上,中断任务越难,回到正轨就越难。 (微软的一项研究表明,中断后需要工人重新聚焦15分钟。)破坏性影响远远超出办公室隔间。伊利诺伊州埃文斯顿的通讯顾问凯特·勒凡(Kate LeVan)教练前董事会议,投资者宣传,销售演示,他们的大脑因电子中断而陷入困境,他们在关键的面对面互动中绊倒了。 “他们不能在几分钟内进行长时间的谈话,”勒万说。 “这就是让所有这些数据来回传播的影响。他们在谈话中遇到问题,因为他们无法集中注意力。“当你的注意力从任务中消失时,大脑的表现如何:海马体管理严苛的认知任务并创造长期记忆,将工作踢到纹状体,处理死记硬背的任务。因此,大脑嚼口香糖的部分正在回复老板的电子邮件。这就是为什么你最终解决那些不支持电子邮件的人得到它们。或发送信息充满错别字。纹状体是大脑的自动驾驶仪。并且不应该允许你的业务部分在自动驾驶上运行。注意注意注意在她2009年的书Rapt中,Winifred Gallagher认为人类是他们关注的重点:我们关注的是我们的经验,知识,娱乐,履行。然而,她说,我们不是在培养这种资源,而是将其浪费在“无论如何捕捉我们的意识”上。为了真正学到东西,并且记住它,你必须全神贯注.E中断使得谷歌,微软,IBM和英特尔成为2008年成立的信息过载研究小组的成员非常困难。研究,开发最佳实践和主持人论坛分享新方法。它可以像任何东西一样自我保护;计算机工程师是第一批出现电子中断暴露症状的人之一。几年前,哈佛商学院的Leslie Perlow着名地记录了一家高科技软件公司的中断。它的工程师经常被打断,他们经常在晚上和周末工作。在对工作场所进行了九个月的研究后,功能障碍的根源变得清晰:由于信息的轰炸,没有人可以做任何事情。 Perlow想出了一个干预:安静的时间。在早上四个小时,17名工程师独自工作。所有消息和电话联系都被禁止。下午,通讯可以恢复。考虑到集中精力的时间,工程师们得到了一个颜色项目打印机在没有墓地转移的情况下完成。英特尔在其两个站点使用安静时间。其他公司,包括U.S. Cellular和Deloitte& Touche已经强制要求减少电子邮件的使用,鼓励进行更多的面对面接触,并尝试使用诸如“周五没有电子邮件”之类的节目。这些结果往往令人惊讶:员工与同事建立了良好的关系 – 他们节省了时间。同事可以在两分钟的电话交谈中解决问题,每人可能需要三封电子邮件。每一项变革都会在整个公司中引起反响,尤其是在加州大学欧文分校的研究中发现 – 员工经历的44%的中断来自公司内部。几乎所有人都需要这样的界限来完成这项工作。工作世界。计数乍得威拉德森之间的转变。他是美林私人财富管理集团的高级财务顾问,并在加利福尼亚州里弗赛德与Merrill的合伙人一起经营金融服务业务。他过去常常每隔5分钟检查一次新消息,在8小时工作日内可能会有96次中断。 “我检查的电子邮件越多,”他说,“我对每一个请求和问题都会感到更焦虑。”现在他手动检查电子邮件,并且在规定的时间每天只检查四次 – 俄克拉荷马州立大学的研究人员描述的最佳时间表。他说他做得更多,更能控制自己的日历,感觉压力也小得多。事实上,压力管理研讨会常常会让高管们通过他们自己的收件箱来达到目的。。在航空航天公司洛克希德马丁公司的一次会议上,许多管理人员将这种挫败感暴露出来 – 直到有人举手。 “对我来说这不是问题,”他说。 “我已经收到我的电子邮件,每天检查两次。”他解释说,他的工作人员知道他更愿意通过电话沟通而且他们不会向他发送电子邮件,除非信息是书面形式的重要信息。 。因为他每天只检查两次电子邮件,所以他们已经断绝了他们会得到即时回复的想法。这对经理来说不仅是好事,而且对他的所有员工也是如此。通过对中断管理进行建模,他可能会减少整个部门的中断量。每个人都明白,他认为过多的信息是一种消耗关于他的表现 – 以及他们的表现。在洛克希德当天有一件事情很明显:当经理自愿提出他的解决方案时,就好像他已经漂浮了一样。其他经理看起来很震惊。嫉妒.Joe Robinson,一位商业教练和培训师,是Work to Live和音频CD The Email Overload Survival Kit的作者。

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